OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Obsah tohoto dokumentu:
- Obsah a účel dokumentu
- Správce osobních údajů – kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat?
- Jak osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme?
- K jakým účelům osobní údaje zpracováváme, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?
- Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám
- Informace o vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů
- Další důležité informace pro uplatnění vašich práv
__________________________________________________________________________
I. Obsah a účel dokumentu
- V tomto dokumentu jsou obsaženy informace týkající se ochrany osobních údajů poskytnutých návštěvníky našich webových stránek, našimi klienty a zájemci o naše služby.
- Účelem tohoto dokumentu je seznámit vás (subjekty údajů) s vašimi právy a poskytnout srozumitelné informace o tom, jak bude s osobními údaji nakládáno.
- Vážíme si Vaší důvěry, se kterou nám své osobní údaje poskytujete, a proto postupujeme při zpracování osobních údajů nejen podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ale nakládání s osobními údaji přizpůsobujeme i Nařízení (EU) 2016/679, tj. obecnému nařízení o ochraně osobních údajů, které je všeobecně známé pod zkratkou GDPR.
_________________________________________________________________________
II. Správce osobních údajů – kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat?
Název: Perzona CZ s.r.o.
IČ: 19659211
Sídlo: Dandova 2619/13, Horní Počernice, 193 00 Praha 9
(dále jen „Správce“)
Kontaktní e-mail: Info@perzona.cz
Kontaktní telefon: 777 407 617
Webové stránky: www.perzona.cz
_________________________________________________________________________
III. Jak osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme?
Jsme si vědomi, že ochrana osobních údajů každého jednotlivce patří v souvislosti s rozvojem internetu mezi důležitá témata. Pokud se registrujete na našem webu, odpovídáte na inzerát, odebíráte e-mailové nabídky práce a nebo vkládáte životopis do naší databáze CV, tak nám a v mnohých případech samozřejmě i inzerentům sdělujete řadu osobních údajů.
Zpracováváme údaje, které nám sami poskytnete. V konkrétních případech může jít zejména o poskytnutí údajů vyplněním některého z formulářů na webových stránkách, uvedením údajů do zřízeného uživatelského účtu na našem webu www.perzona.cz, vložením CV do našeho systému, poskytnutí údajů při přípravě smluv a souvisejících dokumentů a v souvislosti s realizací smluv (tj. v souvislosti s poskytnutím služeb), při kontaktu, telefonicky, písemně, mailem nebo jinými komunikačními prostředky (sms zprávy, zprávy v aplikacích typu skype, FB messenger).
Pokud pro zpracování některých osobních údajů pro konkrétní účely zpracování musíme mít váš souhlas, pak takové údaje k danému účelu zpracováváme jen s vaším souhlasem.
K odpovědi na inzerát z našeho webu www.perzona.cz musíte vyplnit minimálně vaše jméno a příjmení, telefon a e-mailovou adresu. Všechny tyto údaje jsou povinné. Navíc můžete ještě připojit průvodní dopis a také jeden nebo více CV.
Všechny údaje a dokumenty se při odpovědi automaticky odešlou na e-mail inzerenta a současně se uloží do naší databáze, protože inzerent má možnost si spravovat náborový proces v administračním prostředí našeho webu www.perzona.cz.
V případě odeslání vaší odpovědi na inzerát si poskytnuté údaje pravděpodobně prohlédne zadavatel inzerátu. V případě přímého zadavatele inzerátu musí tento zajistit, aby si poskytnuté údaje mohly prohlédnout pouze ty osoby, které mají oprávnění podílet se na výběrovém řízení. V případě odpovědí na inzerát zadaný personální agenturou mají přístup k poskytnutým údajům pracovníci personální agentury a následně i oprávněné osoby koncového zaměstnavatel. Vždy platí, že k vámi poskytnutým údajům v průběhu zpracování mají přístup pouze osoby podílející se na výběrovém řízení. Tyto osoby by měly být řádně proškoleny a vázány mlčenlivostí.
K vašim osobním údajům, které nám poskytnete, mají teoreticky přístup i určení pracovníci firmy, spravující náš web www.perzona.cz a zajišťující technickou údržbu a odstraňování případných potíží s webem.
V případě, že odpovíte na inzerát, automaticky dáváte „základní“ souhlas se zpracováním poskytnutých osobních údajů inzerentovi a také naší společnosti. Tento souhlas poskytujete jen pro potřeby výběrového řízení na pozici, na niž jste odpovídali (případně může jít o pozici podobného charakteru), a to pouze na dobu trvání výběrového řízení a nebo na dobu šesti měsíců (podle toho, co skončí dříve). Souhlas můžete předčasně odvolat a nebo si vyžádat informace, jak bylo s vašimi údaji nakládáno. K vaší identifikaci bude sloužit primárně vaše e-mailová adresa.
Údaje nám poskytujete zásadně dobrovolně, jen v některých případech bychom vám bez poskytnutí údajů nebyli schopni poskytnout požadovanou službu. Povinně nám údaje poskytujete pouze v případech, kdy tak přímo ukládá zákon.
Zpracováváme pouze běžné osobní údaje:
Jméno, příjmení, titul, adresa, telefonní číslo, e-mail, IP adresu, cookies a ostatní informace, které nám dobrovolně poskytujete ve formě svého CV.
Vložením životopisu do naší databáze CV se výrazně zvýší šance na získání pracovního místa. Naši registrovaní klienti z různých firem a agentur totiž mají do této databáze přístup a pokud se jim vaše CV zamlouvá, mohou vás kontaktovat. Vaše CV není veřejně přístupné. Přístup mají jen registrovaní klienti. Každé zobrazení kontaktů uchazeče o zaměstnání zaměstnavatelem je registrováno, takže při přihlášení snadno zjistíte, kdo si vaše údaje zobrazil.
Přehled všech firem, které si prohlédly vaše kontaktní údaje u CV, máte možnost sledovat po přihlášení.
_________________________________________________________________________
IV. K jakým účelům osobní údaje zpracováváme, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?
- Zpracování osobních údajů za účelem poskytování vámi požadovaných služeb.
Abychom vám mohli poskytovat vámi požadované služby a vést i s tím související komunikaci s vámi, zpracováváme tyto běžné osobní údaje: jméno, příjmení, titul, adresa, telefonní číslo, e-mail.
Právním titulem (oprávněním) pro zpracovávání těchto údajů je přímo vaše objednání námi poskytované služby a jejím plnění naší stranou.
K tomuto účelu osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi námi. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak se dočtete v následujících částech tohoto dokumentu.
- Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů
Abychom dostáli povinnostem vyplývajícím z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví, daňového práva a archivnictví, zpracováváme tyto údaje: jméno, příjmení, titul, adresa, telefonní číslo, e-mail.
Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které nám povinnost jejich zpracování ukládají.
- Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů našich nebo třetí osoby
Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto vás informujeme o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracováváme:
- Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje po dobu 4 let po ukončení smluvní spolupráce nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusíme dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.
- Zpracování osobních údajů na základě vašeho souhlasu
Pokud nám udělíte svůj souhlas, budeme zpracovávat vaše osobní údaje k zasílání nabídky našich služeb/produktů. Váš souhlas budeme k tomuto zpracování potřebovat v případě, že nejste našim klientem. Před tím, než nám váš souhlas udělíte, budeme vás informovat o tom, jakých údajů a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude souhlas vztahovat. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé vaše osobní údaje zpracováváme i na základě jiného právního titulu (viz pod písmeny A až C výše), budeme pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.
__________________________________________________________________________
V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám
Všichni naši pracovníci mající přístup k osobním údajům jsou řádně proškoleni a jsou vázáni mlčenlivostí. Se zajištěním některých našich smluvních nebo zákonných povinností nám pomáhají další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů. Zejména se jedná o spolupracující účetní, advokátní kancelář(e), poskytovatele datových úložišť a softwarových aplikací. Se zpracovateli máme uzavřené písemné smlouvy, ve kterých je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů, aby vaše údaje zůstaly v bezpečí.
Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (tj. zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).
__________________________________________________________________________
V. Informace o dalších vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů
- Právo na přístup k osobním údajům
Jde o právo na potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje a pokud ano, pak na přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.
- Právo na opravu osobních údajů
Jde o právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení (ve kterém uvedete údaje úplné).
- Právo na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“)
V případech stanovených zákonem nebo GDPR máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali vaše osobní údaje (v GDPR jsou důvody uvedené v čl. 17, včetně uvedení výjimek, kdy se výmaz neprovede).
- Právo na omezení zpracování
V případech stanovených v čl. 18 GDPR máte právo požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů.
- Právo na přenositelnost údajů
Za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR máte právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné, máte právo požadovat přímo předání jinému správci.
- Právo vznést námitku
V případech, kdy osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále nebudeme údaje zpracovávat, pokud náš oprávněný zájem nebude převažovat nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami.
- Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Pokud se domníváte, že dochází k porušování vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu i ochraně osobních údajů naleznete přímo na stránkách úřadu www.uoou.cz
__________________________________________________________________________
VII. Další důležité informace pro uplatnění vašich práv
V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování vašich osobních údajů u nás, můžete nás kontaktovat na výše uvedeném kontaktním e-mailu správce. Zprávou na tento mail nebo zasláním písemného požadavku na naši adresu uvedenou v úvodní části tohoto dokumentu, můžete také přímo uplatnit vaše práva, o kterých píšeme v článku VI. Jen si dovolujeme upozornit, že pro účely ověření toho, že požadavek je uplatněn opravdu přímo vámi, vás můžeme poté ještě kontaktovat a totožnost a požadavek si přiměřeným způsobem ověřit. Totéž platí i pro případnou telefonickou a obdobnou komunikaci.
Znění tohoto dokumentu je účinné od 1. 9. 2023.